第一条 为了保持院党委、行政同师生员工之间的密切联系，保护信访人的合法权益，维护信访秩序，根据国务院公布的《信访条例》和《信访工作职业道德行为规范》，结合学院工作实际，特制定本办法。
第二条 信访工作要为学院工作的大局服务，为学院的改革和发展服务，为师生员工服务，要发扬党的密切联系群众的优良传统和作风，建立文明的接待秩序，要关心群众疾苦，认真为信访群众解决问题，要相信和依靠群众，接受群众监督。
第三条 信访工作在院党委和行政的领导下， 坚持实事求是，按政策办事的原则，积极主动处理好信访问题，做到件件有着落，事事有结果。
第四条 办公室设专门人员处理来信，接待来访工作。对重要来信，重要来访，办公室负责同志要亲自过问，研究解决问题的办法，呈请党委，行政领导同志批阅。
第五条 信访工作主要任务有：
（一） 办理院党委、行政和上级领导机关交办的来信来访问题；
（二） 受理校内党员、群众的信访问题。
（三） 做好党政领导同志接待来访前的准备工作及事后的交办，催办，落实工作
（四） 配合院党委， 行政的中心工作开展信访工作， 为院党委，行政的中心工作服务
（五） 分析研究信访工作的情况和问题， 开展信访调研， 及时向院党委，行政反映问题，并解决问题的建议。
（六） 协调并配合有关部门联合办案， 处理涉及面较广和情况复杂的信访问题。
（七） 向有关单位转办， 交办来信来访问题， 监督检查办理情况；
（八） 办理由新闻单位转来的有关信访问题；
（九） 办理学院党政领导交办的其它信访事项。

第六条 办公室接到群众来信后， 要按照规定的步骤认真办理。 办理群众来信的秩序是：拆封—阅信—登记—处理—复信。
（一）拆封。收到群众来信，要当日拆封，不能拖拉。
（二） 阅信。拆封后应及时阅信， 阅信时要认真仔细， 要理解和掌握来信者的意图，要求及反映情况的全部 过程。
（三）登记。将来信者的姓名，性别，工作单位，通讯地址和反映问题，要求等内容，逐项在《群众来信登记薄》上登记。 对重复来信者，应加以注明。
（四）处理。一般性的群众来信，由学院办公室同志负责批办，重要来信在负责同志批办后，呈请党委，行政领导同志批办。拟办，批办意见填在《河南工业贸易职业学院信访处理单》的相应栏目中。根据来信所反映的问题的性质，按照“分级负责，归口办理”的原则，属于学院办公室职责范围内的问题，要及时，妥善处理，对于需要其他部门或下级单位处理的问题，应及时转办或交办。
（五）复信。群众来信处理完完毕后，原则上都应复信，向群众宣传政策，做思想工作，告知处理情况，答复处理结果，做到件件有回音。
第七条 办公室对群众来访陈述意见，反映情况， 提出要求，建议，批评以及申诉，控告，检举等，要以对群众负责的态度，热情接待，耐心听取，并对来访者反映的问题和要求予以处理。办理来访者的基本程序是：登记—接谈—处理—回访。
（一）登记。了解来访者的基本情况，并将来访者的基本情况，在《河南工业贸易职业学院群众来访登记卡》上予以登记。登记的主要内容有：来访者姓名，性别，年龄，职务，工作单位，联系电话等。
（二）接谈。 接待人员与来访者直接交谈，听取陈述、询问情况，解答政策并做好思想工作。在接谈中要做到“一听、二问、三记、四分析”，要了解清楚来访者反映问题的实质，对来访者陈述的问题，提出的意见和要求，简明扼要地记录在《河南工业贸易职业学院群众来访登记卡》上，并对照政策和有关规定，进行判断，明辨是非。
（三）处理。 对一般性的来访事项，有办公室负责同志批办；重要来访事项，党政办公室负责同志拟办后，呈请党政领导同志批办。拟办、批办意见填写在《河南工业贸易职业学院信访处理单》的相应栏目中，对属于询问政策规定的，接待人员应耐心解释，给予明确具体答复，是来访者明了政策规定；对应该和可能解决的政策问题和实际问题，属于办公室职权范围内的，则积极予以解决，属于职能部门职权范围内的，则转交有关职能部门予以处理；对来访者反映的问题，凡属现行政策不允许或按先行政策无法解决的，应以明确的态度向来访者解释清楚，对要求过高或有无理要求的，要做好思想工作，说服他们；对于重要、紧急问题，学院办公室要派人直接到有关单位调查处理，并写出书面报告送领导阅批。
（四）回访。通过来访者进行回访，了解情况，做思想工作，巩固结案成果。
第八条 学院办公室及专门信访工作的人员在办理信访事项的过程中，应尽职守，秉公办事，不得以任何理由收受信访人的礼品、财物。
第九条 学院办公室及专门负责信访工作的人员在办理信访事项的过程中，应严格遵守信访工作纪律，不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或者转送给被检举、揭发、空该的人员和单位。办理信访的工作人员与信访事项或者信访人有直接利害关系时，应当回避。
第十条 凡由学院办公室直接办理的信访事项，一般应当在15天内办结，情况复杂、难度较大的信访事项在30天内办结，并及将办理结果答复信访人；对办公室转办、交办的信访事项，有关单位应自收到之日起在30天内办结，情况负责、难度较大的信访事项在90天内办结，并向办公室恢复办理结果。
第十一条 信访人应当遵守信访秩序，不得影响机关工作秩序，不得损坏接待场所的公共财物。信访人应当如实反映情况，不得捏造、歪曲事实，不得诬告、陷害他人。
第十二条 多人反映共同意见、建议和要求的，一般应当采用书信、电话等形式提出，需采用走访形式的，应当推选代表提出，代表人数不超过5人。
第十三条 本办法自公布之日起施行。