学院的印章主要有院党委、院行政印章、带有学院的钢印、院长签名章等。
一、使用范围
1、钢印用于学院颁发的各类证件(工作证、学生证、进修证、学员证、离退休证、毕业证、学位证、结业证、任职资格证书等)。
2、院党委和院行政印章用于以院党委、院行政名义上报的文件、报表,院党委、行政名义发布的各类文件、协议书、聘书、奖状、荣誉证书、涉外信件、毕业证、结业证、进修证、休学证明、专业技术人员任职资格证、学生假期优待乘车凭证、成绩单、招生录取通知书等。
3、院长签名章 用于学院毕业证书、聘书、学历证明和以院长名义发布的各种公文及各类报表、合同书、协议书等。
4、学院合同专用章按《河南工业贸易职业学院经济合同管理与监督办法(试行)》有关规定管理使用。
二 、使用程序及规定
1、凡本院颁发的工作证、学生证 、离退休证、招生录取通知书等的用印,必须经职能部门核查准确,由专人送交院党政办公室,核查无误后,方可登记使用。
2、毕业证、结业证、进修证等必须经有关职能部门专人审核签字后,连同学生名册一并送交党政办公室审核无误后,方可登记用印,学生名册留存党政办公室。
3、学习成绩单由档案室、教务处、学生处审查,并加盖其印章后,方可加盖学院印章。
4、涉外信件用印,需经职能部门领导审查签字后方可使用印。
5、各类上报文件、协议书、申报材料、统计报表、职称报表、出国申请表、公函等重要函件用印,须经拟文单位负责人和职能部门审查,院领导签字后,方可用印。
6、各类证明用印,本人应先到有关证明职能部门开具证明,经办公室审核后,方可用印。
7、其他特殊情况用印,需经党政办公室主任审定签字后,方可用印。
三、印章刻制
1、学院新增设机构需刻制印章时,必须事先提交书面申请,连同设立机构的文件机构的文件交党政办公室根据有关文件制定,确定新印章的内容、规格、图样、经办公室主任审核后,由办公室开具介绍信并负责刻制。
2、院内各单位需要更换印章时,要事先提交书面申请,写明更换印章的理由,并附原印章印样,交办公室审查,经办公室主任签字同意后,由办公室开具介绍信刻制。
3、印章刻制好后,应在办公室留存印模,并由办公室印发启用印章通知。发文值日起新印章开始启用,旧印章同时作废,并当即销毁。
4、院内任何单位,不能自行刻制、更换印章。
四、印章管理
1、院级各类印章由党政办公室负责保管。
2、各部门的印章,应明确专人管理,规范使用。印章应加锁存放,下班时间及节假日期间应转置于保险柜内。印章管理人员要认真负责,坚守岗位,确保印章安全。
3、印章应及时清洗,勤添印油,确保印章经久耐用、用印清晰。
4、印章必须严格按照各种文书用印要求和规定使用,每次用印要进行登记。
5、盖章时应当注意位置恰当,要骑年盖月,字体端正,图象清晰。
6、凡属 “代章” 性质的用印,应在文件或材料的落款处注有 “代章” 二字,并用括号将 “代章” 二字括起。
7、文件或材料的落款单位,必须与印章一致,否则不能用印。