学院党政办公室受学院党委和行政委托管理学院党委和行政介绍信。
学院党委、行政介绍信由专人负责保管。管理人员要严格执行介绍信管理制度，开具介绍信管理人员要亲手操作；要坚持“朱在墨上”的原则，不得在空白介绍信或空白纸上盖印，让他人带走使用。
介绍信必须存放在牢固加锁的保险柜中，管理人员在使用介绍信后要严格保管。
介绍信在使用时要严格履行批准手续。介绍信使用要遵循哪一级的介绍信，由哪一级领导批准的原则。开具党委介绍信，需经党委负责同志批准；开具行政介绍信，需经行政负责同志批准。管理人员开具介绍信前，要检查原稿上有无领导人签发意见或批准使用介绍信的意见，有领导人签发意见或批准意见的，方能开具。
介绍信的使用要记录在案。介绍信管理人员经审查确认合乎开具手续后，要在介绍信使用登记薄上逐项填写登记项目。登记项目包括：开具介绍信、介绍信内容、批准人、使用单位、承办人、监印人等。
管理人员在开具介绍信时，要将介绍信的内容填写明确具体，信文与存根记载要求一致，并填写有效期限。