第一条 为使学院文件格式规范、统一、严肃、整洁，根据《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》，制定本细则。
第二条 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
第三条 公文眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容。
(一)公文份数序号
带有密级的公文应当标识公文份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行(见标样三)。
(二)秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级两字之间不空格，保密期限之间用“★”隔开(见标样三)。上行文秘密等级和保密期限标识在发文机关上空2行版心右上角(见标样四)。
(三)紧急程度
如需标识紧急程度，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行(见标样三)。上行文紧急程度标识在发文机关上空2行版心右上角(见标样四)。
(四)发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。下行文和平行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(见标样三)。上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm(见标样四)。发文机关标识用红色小标宋体字，河南工业贸易职业学院文件字号为14mm×l2mm(见标样五)、中共河南工业贸易职业学院委员会文件字号为16mm×l0mm(见标样一)。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
(五)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位(即1（不编为001)，不加“第”字。下行文和平行文用3号宋体字居中排布(见标样三)；上行文发文字号居左空1字(见标样四)。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线(见标样三)。
(六)签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名(见标样四)。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
第四条 公文主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、附注、成文时间、公文生效标识等内容。
(一)公文标题
包括发文机关名称、公文主要内容、公文种类。标题文字应力求准确简要，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当(见标样三)。
批转或转发的请示、报告、意见的标题中不冠机关名称，在全文末尾写上机关名称。
批转或转发的资料性的或没有抬头的文件，被批转或转发的标题一般不冠机关名称，在标题下面注明机关名称和年、月、日，并用圆括号括起来。如机关过多或名称过长与日期无法排在同一行，圆括号只括年、月、日，不括机关名称。
(二)主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。机关名称排列，首先是主送机关，其次是其他机关。在这个原则下，按党、政、军、群的顺序排列。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。标题下不需标注主送机关的公文，主送机关标注在主题词之下抄送之上。
(三)公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
(四)附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.××××”)；附件名称后不加标点符号(见标样五)。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，两字之间空1字，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号)。
(五)成文时间
成文时间以领导同志最后签发日期为准，联合行文以最后一个领导同志签发日期为准。如领导同志签发后因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。成文时间用汉字将年、月、日标全；“O”不得写为“零”(见标样三)。
(六)公文生效标识
1.单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章采用下套方式，上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色(见标样三)。
2.联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，两印章间互不相交也不相切，印章用红色。联合行文应采用同种加盖印章方式，保证印章排列整齐。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用规范化简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布；印章之间互不相交也不向切，采用同种印章加盖印章方式；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
（七）附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行，如“(此件不公开报道)”等。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话(见标样四)。
第五条 版记包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等内容。
(一)主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点符号。除类别词外，主题词最多不超过5个(见标样三)。
(二)抄送机关
公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
(三)印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发机关统称河南工业贸易职业学院办公室(电子公文中称河南工业贸易职业学院办公室微机传输)。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识(见标样三)，如“2003年3月5日印发”(电子公文中为“2003年3月5日”)。
(四)版记中的反线及位置
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，第一条和最后一条为黑色1磅实线，其它为0．5磅。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行(见标样三)。
(五)页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
第六条 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边(见标样五)。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。
第七条 公文用纸及版式设置
(一)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297 mm)，版心尺寸为156mm×225 mm (不含页码)，每页22行，每行28字。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
(二)本细则中字体、字号均以方正字库或文星字库为准，如用其他字库可参考实例做相应调整(如：用WORD自带字库，可将本办法中仿宋三号字改为仿宋_GB2312小三号，小标宋字体改为华文中宋等)。
(三)为达到本办法版式要求，公文页面设置可参考如下：
1．页边距。上：37 mm，下：35mm，左：28 mm，右：28mm，装订线：0 mm。
2．装订线位置：左侧。
3．距边界。页眉：1．5mm，页脚2．6mm。
4．正文字间距：紧缩0．4磅，行间距：固定值28磅。
第八条 特定文件格式
(一)豫工贸院函、院内文，发文机关标识为发文机关全称，发文机关名称上边缘距上页边距离为30mm，字号为15mm×l3mm，发文机关名称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)。两线长均为170mm。发文字号置于右上角武文线下第一行，密级、紧急程度置于左上角武文线下第一行。首页不印页码。发文机关名称及双线均印红色(见标样十)。
(二)党委会议、院长办公会议、党政联席会议、院务会议纪要，发文机关标识由会议名称加“纪要”组成，发文机关标识上边缘到版心上边缘为25mm，用红色1号小标宋体字。紧急程度、秘密等级的标识同第三条(二)、(三)。
如需标识“出席、列席、与会人员”，应置于正文下空1行，左空2字用3号黑体字标识。会议纪要不加盖公章(见标样七、八、九)。
(三)豫工贸院阅不标发文机关标识，发文字号放在文件首页左上角
红色仿宋3号字)顶格，序号放在右上角顶格，密级放在序号之下。成文时间放在标题下面用括号括起来。如需加按语，应排在标题之上发文字号之下。按语用3号楷体，两端各少排2个字。如果按语超过1页，应加标题。
(四)党委文件格式参照《省委办公厅关于加强公文处理规范化工作的意见》的有关规定执行。豫工贸院委字发文机关标识用红色小标宋体字，字号为16mm×l0mm，发文机关标识上边缘到版心上边缘为25mm，发文字号之下4mm处印由两条等长红色线段中间夹红色“★”组成的图形，与版心等宽(见标样一、二)。
(五)无密级公文无纸化传输过程中使用的电子公文格式与纸质公文不同之处暂定如下，如有新的标准另行通知。
1.在版记中最后一行标有“河南工业贸易职业学院办公室微机传输”的电子公文，属于纸质文件已停发，按正式公文处理。
2．豫工贸院函、院内文，发文机关名称上边缘距上页边距离为40mm上页边距为37mm。
3．电子公文暂无印章标识。