第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理工作效率，根据《河南省国家行政机关公文处理实施办法》(以下简称《实施办法》)、《河南省粮食行政机关公文处理办法》，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所指公文是上级机关、有关部门和学院各处室、系部在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。
第五条 学院办公室是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作，并指导学院各部门的公文处理工作。
第六条 各处室、系部负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《实施办法》和本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条 学院公文常用的种类有：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要等。
(一)决定 用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知 用于发布法规、办法，传达上级机关的指示，转发上级机关和同级机关及不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项，任免人员。
(四)通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(五)报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问或要求。
(六)请示 用于向上级机关请求指示、批准。
(七)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(八)会议纪要 用于记载和表达会议主要精神和议定事项。
第八条 决定和通报两个文种都可适用于奖励，各单位应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应文种。
第九条 意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

第十条 以中共河南工业贸易职业学院委员会名义发出的公文，使用以下发文形式。
(一)以学院党委名义，贯彻省委、省粮食局党组和省高工委重要工作部署的决定、意见，作出指示，部署重要工作，人事任免等，用《中共河南工业贸易职业学院委员会文件》(代字为“豫工贸党字文”)的形式印发。
(二)以院党委名义，向省粮食局党组请示、报告工作，作出重要决定等，用《中共河南工业贸易职业学院委员会文件 ( )》(代字为“豫工贸党字文”)的形式印发。
(三)中共河南工业贸易职业学院委员会议决定的事项，用《中共河南工业贸易职业学院委员会会议纪要》的形式印发。
第十一条 以学院及院办公室名义发出的公文，使用以下发文形式。
(一)以学院名义，贯彻省粮食局、省教育厅重要工作部署的决定、意见，向省粮食局、省教育厅请示、报告工作，发布重要政策，部署重要工作，对带有全局性的重大问题作出决定、通知等，用《河南工业贸易职业学院文件》(代字为“豫工贸院字”)的形式印发。
(二)任免中层干部，用《河南工业贸易职业学院任免通知》(代字为“豫工贸院任”)的形式印发。
(三) 院长办公会议、院务会议决定的事项，分别用《河南工业贸易职业学院院长办公会议纪要》、《河南工业贸易职业学院院务会议纪要》的形式印发。
(四) 以学院名义，与省粮食局、省教育厅各处室和不相隶属机关联系、洽谈工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用《河南工业贸易职业学院》(代字为“豫工贸院函”)的形式印发。
(五) 以学院办公室名义，通知重要会议，贯彻省粮食局、省教育厅重要文件的意见，安排布置专项工作的通知、通报，转发有关部门的重要文件等，用《河南工业贸易职业学院办公室文件》(代字为“豫工贸院办”)的形式印发。
(六) 省粮食局领导、学院领导讲话、调查报告、典型经验以及需要印发的其它参阅文件等，以参阅文件(代字为“豫工贸院阅”)的形式印发。
(七)需要在学院内部执行办理以及需要学院工作人员周知的事项，以《河南工业贸易职业学院》(代字为“院内文”)的形式印发。

第十二条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、主办单位、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密等级与保密期限并排，之间用“★”隔开；如有具体保密期限应当明确标注，凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；行政机关联合行文，主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，原则上应当使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。出访请示的标题要写明带队人姓名、访问国别和目的。
(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上报的公文，或者向不相隶属的机关行文，一般只写一个主送机关。对下级机关的普发性公文，主送机关应按有关规定顺序排列。
(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。
(九)公文除“会议纪要”和电报外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。
(十)成文日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文附注指需要说明的其他事项。公文如有附注，应当在正文内加圆括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注。学院主题词分为两个层次。第一层是类别词，是结合教育工作实际，对业务工作的具体分类；第二层是类属词，即各类别所包括的主题词。标注顺序是先标类别词，再标类属词。标类别词时，若该类别有几个并列的类别词，则应选用较贴近文件主题内容的一个进行标注。主题词里一般只标一个类别词。标类属词时，先标反映文件内容的关键词，然后标与之相关的词，最后标反映文件种类的词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标注，再对第二个主题内容进行标注，依次类推。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上报的公文一般不得抄送其他机关。
(十四)印发机关和印发日期。我院印发机关统称河南工业贸易职业学院办公室，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。
(十五)文字从左至右横写、横排，应当使用规定的字体和字号。
第十三条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
公文用纸一般采用国际标准A4型。

第十四条 行文应当确有必要，注重实效。行文要遵守党政分开的原则，
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十六条 在学院职权范围内，可以向省粮食局和各部门行文，向教育厅及有关部门行文，向各处室、系部行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，学院一般不向人民政府各部门正式行文。
第十七条 院办公室可以向各处室、系部，兄弟单位、兄弟学校办公室行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向地方人民政府及办公室正式行文。
第十八条 学院内设机构除院办公室外，其他各处室、系部不得对外正式行文(包括以便函形式行文)。除院办公室可以就学院行政管理事务等事项向学院各处室、系部行文外，院内各处室系部之间不得互相行文。
第十九条 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项、上级机关要求报告办理情况的事项、须经上级机关审批或者决定的事项。学院需要请示的事项及各处室、系部需要请示学院的事项，应当做好前期工作及时上报，给上级及学院留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日。
第二十条 向上级机关的请示，不可同时向下级机关发送；向上级机关的报告，一般不下发，特殊需要时可抄送同级或下级有关单位。学院向各处室、系部的重要行文，应当同时抄送省粮食局或省教育厅。
“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十一条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，不得以机关名义或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、 “意见”和“报告”；也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。
第二十三条 各处室、系部在起草文件时，凡涉及到学院内部其他单位职权范围的事项，主办部门必须征求有关单位的意见，协商一致后方可正式办文。
第二十四条 行政机关联合行文，主办机关排列在前、首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使用复印件会签。与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
第二十五条 发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。
(一)凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文。
(二)凡是可以用院办公室公文解决的问题，不发学院公文；可以用便函解决的问题，不发正式公文；可以用白头文件(代字为“豫工贸院阅”)解决的问题，不印发正式文件；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文。
(三)学院内设机构召开的工作会议，一般不以学院、学院办公室名义印发纪要。
(四)上级的公文，如需各单位贯彻执行的，一律将原件翻印下发；如果没有规定要求和具体的贯彻执行意见，不发一般性的转发通知。

第二十六条 发文办理指以学院及学院办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十七条 学院公文的起草，由各处室、系部根据业务范围负责办理；其中涉及两个以上单位时，由一个主办处室牵头共同起草，主办处室应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可送院办公室核稿；如有分歧，主办处室、系部的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请院领导协调或裁定。
第二十八条 联合发文应在和有关联办单位对文稿基本达成一致意见的情况下再起草上报。部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。
第二十九条 草拟公文，应严格按照国家行政机关公文处理的有关规定办理，用钢笔、毛笔撰写或微机打印清楚，以便审批、印制、查阅和存档。
第三十条 草拟公文应当做到：
(一)符合法律、法规、规章及其他有关规定，注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“l.”第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位，且规范划一。
(八)公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，在使用阿拉伯数字可能出现“移行”时，应采取调整行距、字距等方法，避免数字移行。
(十)拟制公文，应当依照《国家秘密及其秘密具体范围的规定》确定是否属于国家秘密。若属于国家秘密，应拟定密级、保密期限，并标明定密依据的文号和条款。
第三十一条 学院正式发文(除人事任免事项发文外)一律实行先送院办公室核稿后签发制度。
(一)公文审核的范围：以学院党委、学院、院办公室文件形式行文的文稿，党委会议、院长办公会议、院务会议纪要由院办公室审核。
(二)公文审核的审批程序：公文文稿拟好后，首先由拟稿单位负责人审核签字，并附上文稿中涉及的有关资料和简要说明材料报送院办公室；经院办公室公文把关的秘书人员审修，再送院办公室分管主任核稿并提出送签意见，然后按公文签发的规定送有关领导签发。各部门草拟的公文，一般情况下，未经本部门领导核签的，不得送院办公室；未经院办公室秘书人员审核的，不得送院办公室分管主任审修；未经院办公室分管主任审修的，不得送院领导审签。
(三)文稿审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签，文中内容是否违背相关法规、政策，行文方式是否妥当，是否符合《实施办法》及本办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。
第三十二条 文件一经签发，即具有法定效力，除个别文字、标点符号可由院办公室核稿人员修改外，重要修改须经签发人同意。
(一)院党委文件由院党委书记或书记委托党委成员签发。
(二)学院文件，属于全局性重要工作的由院长签发；属于某一方面重要工作的，由院长或院长委托主管副院长签发。
(三)上报省粮食局等上级的党政文件，分别由党委书记、院长签发，特殊情况由党委书记、院长委托主持工作的党委副书记、副院长签发。
(四)会议纪要、白头文件(代字“豫工贸院阅”)，根据内容重要程度和职责范围，由院党委书记、院长或副院长签发。
(五)院办公室文件，属于重要工作的，由院长或院长委托副院长签发；属于一般事务性的，由主管副院长签发。
领导审核、审批公文应表示同意、不同意或者其它具体意见，圈阅应视为同意。领导审批、签发公文，应用钢笔或者毛笔书写，不能用铅笔或者其它不符合记录、存档要求的书写工具。
第三十三条 在成文之后、印制之前应当编制发文字号，编号要依据登记顺序依次排列，不得空号或重号。
学院公文统一送院办公室文印室印制。应严格控制印制的份数，印制时必须以经领导签发的定稿为依据；要注意保护原稿，不得丢失。
第三十四条 学院公文用印由院办公室指定人员负责管理，未经院办公室核稿、院领导签发的公文，一律不得用印。
第三十五条 用印后发文前，应就公文的特征和办理情况进行登记。登记应当将公文标题、密级、发文字号、主办单位、成文日期、主送机关、份数、发文日期、签发人等情况逐项填写清楚。
第三十六条 公文印出清样后，主办处室应根据领导签发的定稿进行认真核对并签字，在确认公文印制无误后、方可签名领取。上行文需经院办公室秘书人员复核，需要对文稿进行实质性修改的，再按程序复审。
第三十七条 公文印成后，主送机关和抄送机关需要交换的，交院办公室分送。公文实行无纸化正常传输后，主送机关和抄送机关为院各处室、系部的无密级公文，由主办处室交院办公室通过局域网传输，纸质文件停发。秘密公文由主办处室密封署名并登记编号后按照上级机关规定的份数投送。各单位应当按照上级机关规定的份数报送公文。

第三十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十九条 凡送交或交换给学院的行政公文，均由院办公室秘书人员统一签收、拆封、编号、批办。实行无密级公文无纸化正常传输期间，各处室、系部上报的无密级公文，一律通过校园局域网传输，由院办公室信息人员负责及时接收，再传有关人员进行办理。收到上报的需要办理的公文，应当进行审核。
第四十条 经审核，对符合本办法的公文，应当及时登记、分类，并送院办公室分管主任提出分办或拟办意见，再送有关负责人批示或转有关处室、系部办理。需要两个以上处室、系部办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经院办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第四十一条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位主办、办理的，应当及时退回院办公室并说明理由。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请领导协调或裁定。
第四十二条 公文运转由院办公室负责。凡送请院领导阅示、审批和送请有关部门办理的公文，有关人员均应严格登记，各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理，做到一般文件及时办理，急件随到随办，特急件专人限时办理。送批公文，如有关领导外出，一般可隔过下传或者送代管领导审批；不能隔过下传或者代批的，视时间要求分别采取等待或者专程送批的办法。
第四十三条 送院领导批示或者交有关处室、系部办理的公文，秘书人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。上级机关转各部门办理的公文，凡明确提出时限要求的，各部门在办理时，对属于本部门职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对上级机关交办的需报反馈结果或需上级机关审批的事项，应当在规定的时限内予以回复，并将办理结果连同交办的原件一并报上级机关。确因特殊情况不能按时办结回复的，应当在回复时限内以书面形式向上级机关说明理由。对上级机关未明确提出办理时限要求的，各部门也应本着认真负责的精神，尽快办理。
第四十四条 呈送公文，应当按照院领导分工确定主批人，并送其他审批人阅知，以明确责任，提高工作效率。需业务处室、系部阅处的公文，负责人应当及时安排办理。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十五条 受理请示、报告，应当及时答复办理结果。受理已办结的请示、报告，除正式行文批复或者转发外，由秘书人员根据领导的意见或者办文情况分别通过面谈、电话、便函等方式给答复。答复内容仅限于结论性意见。任何人不得在公文上随便批注领导的批示、意见，不得随便向外透露批示的原文和公文的详细办理情况。对领导的批示，未经批准不得复印外传。已办结的公文，秘书人员通知报文部门及时取回或转交有关部门。各部门均不得直接从院领导或其他处室取走公文。
查询公文办理情况，报文部门应当与院办公室联系，不得直接向负责人查询、催办。
第四十六条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院关于公文立卷归档的有关规定，由主办处室、系部将两份正式发文及起草稿、重要的修改稿、定稿和拟稿纸等材料交档案室归档，任何部门和个人不得保存应当归档的公文案卷。
第四十七条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。本单位收发的公文、会议文件及音像制品、出版物、反映本单位重要活动的有关材料等，具有保存查考价值的，均需整理(立卷)。
第四十八条 联合办理的公文，原件由主办单位整理(立卷)、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第五十条 公文由院办公室安排专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁，并建立健全公文处理的有关制度，加强公文处理工作的监督，实行公文错情通报制度及机要文件阅读登记和定期通报制度。
第五十一条 除绝密级和注明不准翻印的公文以外，经领导或者院办公室主任批准，可以翻印、复制。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复，不得明电密电混用。
第五十二条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十三条 传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第五十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十五条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤消时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十六条 不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别并经院办公室主任批准，定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报报)应当进行登记。

第五十七条 规章方面的公文，依照有关规定处理。
第五十八条 电子公文传输管理办法另行通知。
第五十九条 本办法自印发之日起施行。