各系部：
现将《学生档案管理办法》（修订）印发给你们，请遵照执行。  
        
第一章   总   则
第一条 
学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为了加强学生档案的管理，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我校实际，特制订本办法。
第二条 
学生档案管理工作实施院、系两级管理体制，院就业办公室是学校学生档案管理的职能部门，制订办法并统一组织实施管理。各系具体管理本系学生的档案，接受就业办的业务指导和监督。
 
第二章   职责分工
第三条 
学生档案管理部门的主要职责
（一）对系学生档案管理工作进行指导和督促，负责全校学生档案管理人员的指导培训。
（二）指导系里完成新生档案的建档工作，印发学生专用档案袋和收集、整理档案材料用各种表格。
（三）指导系里完成学生档案材料的日常归档工作，完成各类档案材料与系的交接工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。
（四）完成毕业生档案的整理、保管、密封和转递等工作。
（五）协调处理完成学生离校后档案的相关事宜。
（六）负责学生毕业后档案托管等事宜。
第四条 各系主要职责
(一)贯彻执行学生档案管理工作的政策和规定，接受其指导和监督。
（二）落实专人负责学生档案管理工作。
（三）负责接收、整理、分类、统计、保管本系学生档案。
（四）具体负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况，做好学生档案的重新分类归档工作。
（五）配合相关部门做好学生档案的查阅工作。
（六）最后完成毕业生档案材料的收集、整理工作，并按要求送交学生档案管理部门。
 
第三章  归档材料
第五条  新生档案由系里在学生正式报到注册后建立。
第六条  学生档案归档材料的范围
（一）学生入学登记表；
（二）学生年度鉴定表；
（三）实习鉴定材料，必须加盖实习单位公章；
（四）在校期间受校级、校级以上奖励的证书复印件；
（五）学生体检表；
（六）毕业生登记表；
（七）学生在校期间成绩表；
（八）新生入学时交到各系的高考或中考档案；
（九）入团、党组织材料；
（十）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明；
（十一）就业报到证副联；
（十二）其它有价值材料；
第七条  学生档案材料的归档要求
（一）凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。
（二）凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得不经批准擅自更改。
（三）归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。
（四）归档材料必须齐全、完整，并按规定办理移交手续。
 
第四章  档案转递
第八条   根据国家大中专毕业生就业工作的有关政策规定，在规定的自由择业期内学校可以根据毕业生申请将档案存放在学校，学校不得收取任何费用，如违反规定，要追究有关责任人。择业期内就业的，学校根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门；对择业期外仍没有就业的，由学校将该生档案转往其生源地人事部门人才交流中心。
第九条  凡需要调档政审的学生档案，由学生档案管理部门负责转递。
第十条  因各种原因终止学籍的学生档案（以文件为准），由系里将学生档案整理后办理转递手续。
第十一条  转学学生的档案由系里负责办理档案接受、转移手续。
第五章  档案管理
第十二条  学生档案管理必须健全、及时、规范。
第十三条  学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查，责任由当事人负责。
第十四条  查阅学生档案时不得涂改内容、损坏档案材料，不得查阅与其无关的他人档案并要注意保密，否则追究其法律责任。
第十五条  学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案。
第十六条  学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。 
     
第六章  附则
第十七条  本办法适用于全体学生。
第十八条  本办法由就业办负责解释。
第十九条  本办法从颁布之日起开始实施。